Konsep Dasar Sistem informasi

Konsep Dasar Sistem

Sistem : kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Menurut Jerry FithGerald ; sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Karakteristik Sistem / Elemen Sistem :

·         Memiliki komponen ;

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem, misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra sistem. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem. Demikian juga bila perusahaan dipandang sebagai suatu sistem, maka sistem akuntansi adalah subsistemnya.

·         Batas sistem (boundary) ;

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

·         Lingkungan luar sistem (environment) ;

Adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.

·         Penghubung sistem (interface) ;

Merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya.

·         Masukan sistem (input) ;

Merupakan energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh didalam sistem komputer, program adalah maintanance input yang digunakan untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

·         Keluaran sistem (Output) ;

Merupakan hasil dari energi yang diolah oleh sistem.

·         Pengolah sistem (Process) ;

Merupakan bagian yang memproses masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan.

·         Sasaran sistem ;

Kalau sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.

E-commerce

• E-commerce adalah transaksi pembelian atau penjualan yang dilakukan melalui Internet, baik oleh pelanggan/konsumen yang membeli barang atau jasa, atau transaksi antar pelaku bisnis Selain e-commerce konsep lain yang sering terdengar adalah ebusiness. E-business adalah kegiatan berbisnis di Internet yang tidak saja pembelian, penjualan dan jasa, tapi juga pelayanan pelanggan dan kerja sama dengan rekan bisnis (baik individu maupun instansi)  
• E-commerce adalah cara alternatif untuk menjalankan bisnis dimana transaksi penjualan atau pembelian terjadi di Internet atau secara eletronik.  Salah satu pelaku bisnis e-commerce yang sukses dan terkenal adalah Amazon.com, eBay dan juga GE Aircarft Engine. Masing-masing perusahaan memiliki kekhasannya sendiri dalam produk yang disediakan dan konsumennya. Ada beberapa jenis e-commerce : Business to business, Business to Customer dan customer to customer. 
• Business to business adalah tipe e-commerce dimana pihak yang berperan sebagai penyedia dan pembeli adalah organisasi. Jenis ini berkembang luas dan memberi banyak kesempatan sejak diawali oleh teknologi sebelumnya, EDI (Electronic Data Interchange). Produk yang disediakan beragam seperti bahan industri, spare part mobil, peralatan untuk pesawat terbang. Business to customer adalah proses bisnis di Internet yang terjadi antara organisasi sebagai penyedia produk dan konsumen individu sebagai pembeli. Transaksi dilakukan secara elektronik menggunakan kartu kredit setelah mereka dapat memilih dari Special ISMIS/DSS TPS Information data Routine  Decision  Support Input & output  Sophistication and complexity of processing and analysis less More Less MoreMore less MorelessPengantar Teknologi Informasi  Umi Proboyekti, S.Kom, MLIS 
• sekian banyak penyedia secara nyaman lewat Internet. Amazon.com dan Dell adalah salah dua perusahaan yang sukses untuk bisnis jenis ini. Bentuk lain dari e-commerce adalah customer to customer di mana individu berperan sebagai penyedia produk dan individu lain sebagai pembelinya. Salah satu situs yang melayani layanan ini adalah e-Bay yang terkenal dengan layanan lelangnya. Layanan ini membantu para individu tersebut untuk memasang situs tersendiri untuk menawarkan barang-barangnya melalui koran atau iklan-iklan tradisional. Paling tidak ini adalah alternatif yang memungkinkan penawaran kepada masyarakat yang lebih luas.  Perusahaan e-commerce memanfaatkan teknologi Internet untuk meningkatkan kegiatan operasional mereka, seperti pengontrolan gudang, dan pendistribusian selain transaksi jual beli. Namun demikian dalam operasionalnya berbisnis e-commerce tidaklah mudah, banyak tantangan yang harus dihadapi yang berkaitandengan teknologi Internet dan juga budaya konsumen. Tantangan-tantangan tersebut di antaranya adalah: 
• 1. Mengarahkan kunjungan konsumen ke situs tus: bagi pemain baru dalam dunia e- tustuscommerce/e-business  mempromosikan situsnya adalah satu hal yang penting untuk dilakukan. Pengguna internet tidak bisa dibujuk untuk mengunjungi  situs tersebut semudah atau dengan cara yang sama dengan jika sebuah department store atau toko traditional baru yang mengadakan pembukaan awal. Tidak adanya tatap muka, dan kebebasan pengguna untuk bisa mengakses apapun di Internet membuat pemilik situs tidak mudah untuk  memastikan berapa banyak pengguna yang “berkunjung” ke situs. 

• 2. Mengarahkan kembali kunjungan konsumen sebelumnya: sama halnya dengan situasi di atas, bahwa kebebasan akses membuat tidak adanya jaminan bahwa konsumen yang pernah mengunjungi situs akan mengunjungi lagi. Terlebih dengan banyaknya situs penjualan lain yang juga mempromosikan diri. 

• 3. Tampil beda dari yang lain: ini merupakan hal penting untuk dilakukan karena dengan menawarkan hal yang berbeda, atau memberikan layanan khusus membuat konsumen akan tertarik untuk mencoba membeli atau membeli lagi. Contoh hal khusus yang dilakukan oleh situs-situs di atas adalah informasi tambahan dari Amazon Amazon tentang buku yang dibeli oleh orang lain sebagai referensi dan membantu konsumen dalam memilih buku-buku yang relevan dengan yang dibutuhkan. Sedangkan Ebay  Ebay yang menawarkan berbagai macam produk dari berbagai pihak (termasuk perorangan), memberikan layanan lelang online barangbarang berharga. Peapod  Peapod sedikit berbeda dalam hal produk yang disediakan yaitu barang-barang keperluan sehari-hari yang biasanya kita temukan di supermarket atau pasar. 

• 4. Membuat konsumen membeli: hal ini mungkin yang paling sulit untuk situs-situs baru karena kepercayaan adalah hal yang penting bagi konsumen. Bagi yang Pengantar Teknologi Informasi  Umi Proboyekti, S.Kom, MLIS sudah biasa berbelanja di satu situs dan merasa aman, maka akan enggan untuk mencoba beli di situs lain yang mungkin belum terdengar reputasi baiknya. 

• 5. Memadukan situs e--commerce dengan data bisnis yang ada misalnya tran --commerce dengan data bisnis yang ada misalnya transsaksi  aksi jual beli, transaksi dengan konsumen dan stock: ini membutuhkan keahlian khusus dan mungkin koneksi khusus dengan pihak-pihak lain sehingga bisa memberikan informasi yang diperlukan oleh konsumen atau bisa mendapatkan hasil analisa tentang trend di masa depan melalui data-data yang jumlahnya besar. Dari penjelasan di atas, sekalipun membangun situs secara fisik bukanlah suatu hal yang sulit, namun menjalankan bisnis di Internet memerlukan strategi yang berbeda dari bisnis tradisional. 

sumber:ttp://lecturer.ukdw.ac.id/othie/KonsepSI.pdf

Manajemen

• Umumnya manajemen mengacu pada individu-individu dalam organisasi yang bertanggung jawab untuk memimpin dan mengarahkan perencanaan, pengelolaan,  penyediaan staff, pengawasan dan pengendalian aktifitas bisnis. Kelima fungsi ini adalah tugas utama manajemen yang dalam penjelasan lebih rinci adalah : 
• Perencanaan kegiatan manajer untuk menentukan tujuan dan membangun rencana jangka panjang dan pendek untuk mencapai tujuan-tujuan tersebut. 
• Pengelolaan  struktur organisasi, standar dan prosedur kerja,  rancangan kebijakanuntuk melakukan aktifitas bisnis.
• Penyediaan staff adalah tanggung jawab untuk identifikasi kebutuhan staff,   rekrutmen, pelatihan dan penempatan. 
• Pengawasan mengarah ke pendampingan,  bimbingan dan pengawasan terhadap pekerja atau staff. Ini untuk membuat mereka selalu termotivasi, produktif dan  menghasilkan produk yang sesuai dengan kualitas yang ditentukan. 
• Pengendalian adalah tanggung jawab untuk memonitor kinerja organisasi dan ekonomi perusahaan serta lingkungan perusahaan sehingga langkah yang diambil meningkatkan kinerja dan keuntungan perusahaan. Setiap fungsi-fungsi di atas melibatkan pengambilan keputusan, dan informasi dibutuhkan untuk dapat mengambil keputusan yang tepat. Untuk itu manajemen menentukan sistem informasi dan sub sistemnya. 
•  Sistem informasi bisnis untuk mendukung aktifitas-   aktifitas bisnis di atas berkembang dari masa ke masa. Tingkat keterlibatan sistem informasi bisnis berbasis komputer makin lama makin luas dan dalam. Beberapa sistem informasi bisnis yang umum diimplementasikan dalam organisasi adalah transaction processing system, management information system dan decicion support system. Pengantar Teknologi Informasi  Umi Proboyekti, S.Kom, MLIS 
•  Transaction Processing System TTTransaction Processing System(TPS) (TPS)   TPS adalah bisnis proses pertama yang dikomputerisasi dan tanpa IS, pencatatan dan pengolahan transaksi bisnis akan menghabiskan banyak waktu. TPS juga menyediakan data untuk pekerja pada bisnis proses lain seperti MIS dan DSS serta ISkhusus. TPS melayani kebutuhan dasar dari sistem lain.  TPS melakukan operasi rutin seperti pemesanan dan pembayaran yang terjadi harian atau mingguan. Jumlah dukungan untuk pengambilan keputusan di TPS sangat rendah. Sistem ini membutuhkan dan menghasilkan banyak data masukan dan keluaran banyak tanpa pemrosesan yang rumit.  
• Contoh dari kegiatan TPS adalah transaksi penjualan, transaksi peminjaman VCD, transaksi peminjaman dan pengembalian buku di perpustakaan. Pendaftaran anggota baru, pendaftaran mahasiswa baru, dan pembayaran registrasi. Laporan yang dihasilkan oleh TPS misalnya denda pengembalian buku harian. Daftar matakuliah semester gasal, dan KRS mahasiswa persemester.

sumber: http://lecturer.ukdw.ac.id/othie/KonsepSI.pdf

Kebutuhan Sistem Informasi

• Semua organisasi membutuhkan aliran informasi yang membantu manajer untuk mengambil bermacam keputusan yang dibutuhkan. Aliran informasi ini diatur dan diarahkan dalam suatu sistem informasi. Sistem informasi berperan dalam proses pengambilan keputusan operasional harian sampai perencanaan jangka panjang.  Sebelum komputer ada, sistem informasi sudah menjadi kebutuhan organisasi. Ini berarti sistem informasi tidak selamanya berbasis komputer. 
• Namun dengan berkembangnya fungsi komputer, sistem informasi saat ini umumnya didukung penuh oleh komputer. Dengan demikian istilah sistem informasi lebih sering berarti sistem informasi berbasis komputer. Sistem informasi berbasis komputer mempunyai 6 bagian: hardware, software, data/informasi, proseder, komunikasi dan orang.  SI  ditentukan dalam perusahaan bergantung pada sifat dan struktur bisnisnya. Ini berarti SI bersifat modifikatif terhadap kebutuhan organisasi.  
• Komponen prosedur dalam SI berkaitan dengan prosedur manual dan prosedur berbasis komputer serta standar untuk mengolah data menjadi informasi yang berguna. Suatu prosedur adalah urutan langkah yang dilakukan untuk menyelesaikan satu atau lebih aktifitas pengolahan informasi. Pengolahan informasi ini dapat dikerjakan dengan pengguna, atau kombinasi pengguna dan staff TI. Suatu bisnis terdiri dari berbagai macam prosedur yang digabungkan secara logis untuk membentuk suatu sistem.  Sebagai contoh sistem yang umumnya ada dalam suatu organisasi adalah sistem penggajian, personalia, akuntansi, dan gudang. 
•  Data mengalir dari bermacam sumber seperti : konsumen yang membeli produk atau layanan, penjual yang menyediakan barang, bank, agen pemerintah, dan agen asuransi. Sistem informasi membantu organisasi mengolah data tersebut menjadi informasi yang lengkap dan berguna.  Contoh kasus: Sistem informasi dalam Ekonomi Global pada Boehringer Ingelheim Jerman.   Boehringer Ingelhiem adalah satu dari 20 perusahaan farmasi terbesar di dunia. Dengan pendapatan US$7.6 juta dan 32.000 pegawai di 60 negara, perusahaan ini memiliki beberapa segmen seperti manufaktur dan pemasaran obat, produk industri dan produk kesehatan hewan.  Dengan ukuran yang begitu besar manajemen merasakan kesulitan untuk mengambil keputusan  berdasarkan informasi yang mengalir. Makin besar perusahaan, makin lambat aliran informasi.  Manajer tingkat atas mengambil keputusan untuk menerapkan sistem informasi dari SAP, perusahaan software perusahaan besar. Diperlukan 14 bulan untuk menerapkan Pengantar Teknologi Informasi  Umi Proboyekti, S.Kom, MLIS  
• sistem baru dan melatih para staff menggunakan sistem tersebut. Pada akhirnya investasi siste informasi ini berbuah baik. Software tersebut menyediakan sistem standar yang digunakan oleh semua segmen bisnis Boehringer dan informasi disajikan melalui web yang dapat diakses kapanpun dan dimanapun. Dengan sistem, Boehringer mampu menyediakan laporan bulanan dalam waktu 2 jam tiap bulannya. Sistem tersebut juga memudahkan bagian keuangan untuk melihat produktifitas dan update laporan setiap kali dibutuhkan. Pemanfaatan sistem informasi tidak sampai disitu saja. Boehringer menyediakan sistem informasi bergerak untuk 1/3 pekerjanya yang bekerja di luar kantor. Dengan sistem informasi  tersebut, informasi penjualan terkini dapat diakses dan diperbarui dimanapun.  

sumber:http://lecturer.ukdw.ac.id/othie/KonsepSI.pdf